(User & Access Level Management)
مدیریت کاربران و سطوح دسترسی یکی از مهمترین و حساسترین بخشهای هر نرمافزار سازمانی به شمار میرود؛ بهخصوص در سیستمهایی که از ماژولهای متعدد و بههمپیوسته تشکیل شدهاند. هرچه ساختار نرمافزار پیچیدهتر و دامنه استفاده کاربران گستردهتر باشد، نیاز به کنترل دقیقتر دسترسیها نیز افزایش مییابد.
در بسیاری از نرمافزارها، مدیریت دسترسی صرفاً بر اساس «نقش کاربری» (Role-Based Access Control) انجام میشود؛ اما در عمل، این روش پاسخگوی نیاز سازمانهای حرفهای نیست. زیرا نقشها بهتنهایی نمیتوانند تمامی جزئیات، محدودیتها و مسئولیتهای واقعی کاربران را پوشش دهند.
چرا نقشهای کاربری بهتنهایی کافی نیستند؟
در یک نرمافزار چندماژوله، کاربران ممکن است:
- در یک ماژول فقط مشاهدهگر باشند
- در ماژول دیگر امکان ویرایش یا ثبت اطلاعات داشته باشند
- تنها به بخشی از دادهها یا داراییها دسترسی داشته باشند، نه همه آنها
به همین دلیل، لازم است سطوح دسترسی (Permission Levels) بهصورت کاملاً جزئی، قابل تنظیم و وابسته به دادهها تعریف شوند؛ نه صرفاً وابسته به نقش.
مقاله مرتبط: مزایای یکپارچگی نرم افزار کندو
مدیریت دسترسی در ماژول داراییها (Assets)
بهعنوان مثال، زمانی که دسترسی یک کاربر به ماژول «مدیریت داراییها» اختصاص داده میشود، سیستم باید امکان تعریف موارد زیر را فراهم کند:
- کدام داراییها قابل مشاهده هستند
- کدام داراییها قابل ویرایش هستند
- آیا کاربر مجاز به حذف دارایی میباشد یا خیر
- دسترسی بر اساس نوع دارایی، گروه دارایی، موقعیت مکانی یا مالک دارایی
نکته مهم این است که این دسترسیها باید بهصورت یکپارچه در تمام ماژولها اعمال شوند.
بهعبارت دیگر، اگر کاربری اجازه مشاهده یک دارایی خاص را ندارد، نباید در هیچ ماژول دیگری (مانند تعمیرات، قراردادها، درخواستها یا گزارشها) بتواند آن دارایی را مشاهده کند.
یکپارچگی سطوح دسترسی در ماژول تعمیرات و نگهداری
در ماژول «تعمیرات و نگهداری» (CMMS)، موضوع دسترسی اهمیت دوچندانی پیدا میکند. برای مثال باید مشخص شود:
- کاربر مسئول رسیدگی به کدام گروه از تجهیزات است
- چه درخواستها یا دستورکارهایی را میتواند مشاهده یا ویرایش کند
- آیا مجاز به تأیید، رد یا بستن دستورکارها میباشد یا خیر
این سطح از کنترل باعث میشود:
- مسئولیتها شفاف باشند
- خطای انسانی کاهش یابد
- هیچ اقدامی خارج از حیطه وظایف کاربر انجام نشود
مدیریت دسترسی در فرمها و فیلدهای اطلاعاتی
یکی دیگر از چالشهای مهم، دسترسی به فرمها و فیلدهای فرم است.
در یک سیستم حرفهای، زمانی که دسترسی کاربر به یک فرم خاص اختصاص داده میشود، نباید صرفاً امکان «مشاهده فرم» در اختیار او قرار گیرد.
بلکه لازم است:
- مشخص شود کدام فیلدها قابل مشاهده هستند
- کدام فیلدها قابل ویرایش میباشند
- نمایش اطلاعات فرم بر اساس دسترسی کاربر در سایر ماژولها کنترل شود
بهعنوان مثال، اگر کاربری به برخی داراییها دسترسی ندارد، اطلاعات مربوط به آن داراییها نباید در فرم قراردادها، درخواستها یا گزارشها برای او نمایش داده شود.
مقاله مرتبط: ماژول فرم ساز
مزایای مدیریت پیشرفته سطوح دسترسی
پیادهسازی یک سیستم مدیریت دسترسی دقیق و چندلایه، مزایای متعددی برای سازمان به همراه دارد، از جمله:
- افزایش امنیت اطلاعات
- جلوگیری از دسترسیهای غیرمجاز
- شفافسازی مسئولیتها
- کاهش خطاهای عملیاتی
- هماهنگی کامل بین ماژولهای نرمافزار
در نهایت، کاربران تنها به اطلاعات و ابزارهایی دسترسی خواهند داشت که دقیقاً متناسب با نقش، مسئولیت و جایگاه سازمانی آنها تعریف شده است.