مقدمه
در بسیاری از سازمانهای متوسط و بزرگ، صدها یا حتی هزاران تجهیز فناوری اطلاعات مانند کامپیوتر، لپتاپ، مانیتور، سرور، سوئیچ، روتر، پرینتر، تلفن IP و قطعات یدکی مانند CPU، ريال در گردش هستند. مدیریت این تجهیزات بدون یک نرم افزار انبارداری تجهیزات ICT نه تنها دشوار است، بلکه باعث بروز مشکلاتی مانند مغایرت موجودی، خریدهای غیرضروری، گم شدن تجهیزات، افزایش هزینهها و کاهش بهرهوری واحد فناوری اطلاعات میشود.
یک نرم افزار انبارداری تخصصی، علاوه بر ثبت ورود و خروج کالا، باید بتواند با سایر فرآیندهای IT مانند مدیریت دارایی، تعمیرات و نگهداری، تیکتینگ و مدیریت تغییرات نیز یکپارچه باشد. این همان تفاوتی است که یک سیستم حرفهای را از نرم افزارهای عمومی انبارداری متمایز میکند.
نرم افزار انبارداری تجهیزات ICT چیست؟
نرم افزار انبارداری تجهیزات ICT سیستمی است که برای مدیریت کامل تجهیزات، قطعات و اقلام مصرفی حوزه فناوری اطلاعات طراحی شده است. این نرم افزار تمامی عملیات انبار را از زمان خرید تجهیزات تا تحویل به کاربران، تعمیر، بازگشت به انبار و حتی اسقاط پوشش میدهد.
در سازمانهایی که حجم تجهیزات بالا است، استفاده از فایلهای Excel یا نرم افزارهای عمومی انبارداری معمولاً پاسخگوی نیازها نیست؛ زیرا ارتباط میان تجهیزات، کاربران، داراییها و فرآیندهای فناوری اطلاعات در آنها وجود ندارد.
چرا انبارداری تجهیزات ICT با انبارهای معمولی متفاوت است؟
مدیریت تجهیزات فناوری اطلاعات تنها به شمارش کالاها محدود نمیشود. هر تجهیز دارای اطلاعاتی مانند شماره سریال، Asset Tag، وضعیت عملیاتی، محل استقرار، مالک، تاریخچه تعمیرات، گارانتی و ارتباط با سایر تجهیزات است.
به عنوان مثال، یک هارد دیسک ممکن است:
- از انبار خارج شود.
- روی یک سرور نصب شود.
- پس از مدتی تعویض گردد.
- برای تعمیر ارسال شود.
- دوباره وارد انبار شود.
- یا به عنوان قطعه یدکی مورد استفاده قرار گیرد.
اگر این چرخه به صورت یکپارچه مدیریت نشود، ردیابی تجهیزات تقریباً غیرممکن خواهد شد.
ارتباط انبارداری با مدیریت داراییها
یکی از مهمترین ویژگیهای یک نرم افزار حرفهای، یکپارچگی انبار با مدیریت داراییهای IT (IT Asset Management) است.
یکپارچگی ماژول انبارداری تجهیزات IT با ماژول مدیریت داراییها، نقش کلیدی در مدیریت داراییهای فناوری اطلاعات ایفا میکند و به سازمانها کمک میکند تا چرخه عمر تجهیزات سختافزاری را بهصورت دقیق، شفاف و قابل ردیابی کنترل کنند. این یکپارچگی، زیرساخت لازم برایپیادهسازی مؤثر چارچوبهای ITIL و ISMS را فراهم میسازد و بهرهوری واحد فناوری اطلاعات را افزایش میدهد.
در بسیاری از نرم افزارهای سنتی، پس از خروج کالا از انبار، ارتباط سیستم با آن تجهیز قطع میشود؛ اما در یک راهکار یکپارچه، تجهیز همچنان در تمام مراحل چرخه عمر خود قابل ردیابی است.
نقش انبارداری تخصصی در چرخه عمر داراییهای IT
در چرخه عمر داراییهای فناوری اطلاعات، تجهیزات ممکن است در مقاطع مختلف به انبار IT منتقل شوند، مجدداً به کاربران یا واحدهای دیگر تخصیص یابند یا برای تعمیر، ارتقاء و نگهداری از سرویس خارج شوند. ماژول انبارداری تخصصی IT این امکان را فراهم میکند که تمامی این جابهجاییها بهصورت ساختیافته ثبت و با اطلاعات داراییها یکپارچه شود.
مقاله مرتبط: چرخه عمر داراییها در ITIL
ارتباط انبارداری با فرآیند تعمیرات و نگهداری
همانطور که در مقاله “فواید یکپارچگی نرم افزار کندو” اشاره شد، ارتباط بین ماژول های مختلف در سطح فرآیند است. بنابراین فرآیند تعمیر یا ارتقاء تجهیزات سخت افزاری با ماژول های تیکتینگ، انبارداری و تعمیرات و نگهداری در ارتباط خواهد بود.
مقاله مرتبط: ماژول تعمیرات و نگهدی CMMS
کنترل ورود و خروج تجهیزات در انبار فناوری اطلاعات
علاوه بر این، فرایند خروج تجهیزات از انبار میتواند دارای گردش کار اختصاصی باشد. برای مثال، خروج تجهیزات اکتیو شبکه، سرورها یا تجهیزات امنیتی میتواند منوط به تأیید سرپرست شبکه یا مدیر امنیت اطلاعات باشد. این موضوع کنترل داخلی، انطباق با ISMS و کاهش ریسکهای عملیاتی را بهطور قابل توجهی تقویت میکند.
چرا نرم افزار انبارداری کندو؟
ماژول انبارداری کندو صرفاً یک سیستم ثبت ورود و خروج کالا نیست. این ماژول به صورت کامل با سایر بخشهای نرم افزار از جمله مدیریت داراییها، تعمیرات و نگهداری، مدیریت درخواستها، تیکتینگ و سایر فرآیندهای فناوری اطلاعات یکپارچه شده است.
این یکپارچگی باعث میشود اطلاعات تنها یکبار ثبت شوند و در تمام فرآیندهای مرتبط مورد استفاده قرار گیرند. همچنین تمامی تغییرات تجهیزات، از زمان ورود به سازمان تا تعمیر، جابهجایی، ارتقای قطعات و خروج از چرخه بهرهبرداری، در سوابق دارایی ثبت شده و همیشه قابل پیگیری خواهد بود.
کندو با رویکرد فرآیندمحور، استانداردمحور و توسعهپذیر، راهکاری مناسب برای سازمانهایی است که به دنبال مدیریت دقیق تجهیزات ICT، افزایش بهرهوری و کاهش هزینههای عملیاتی هستند.
جمعبندی
مدیریت تجهیزات فناوری اطلاعات دیگر تنها به نگهداری موجودی انبار محدود نمیشود. امروزه سازمانها به راهکاری نیاز دارند که بتواند انبار، داراییها، تعمیرات، تیکتینگ و سایر فرآیندهای IT را در یک بستر واحد مدیریت کند.
نرم افزار انبارداری تجهیزات ICT زمانی بیشترین ارزش را ایجاد میکند که بخشی از یک سامانه یکپارچه مدیریت خدمات فناوری اطلاعات باشد. در چنین شرایطی، تمامی اطلاعات بهروز، قابل ردیابی و در دسترس خواهند بود و مدیران میتوانند با اطمینان بیشتری درباره خرید، نگهداری و بهرهبرداری از تجهیزات تصمیمگیری کنند.